Di Martina Abagnale –

“Tale dichiarazione deve essere legalizzata e anche la sua traduzione deve disporre di apostille.” – Ambasciata italiana nei Paesi Bassi

Chiunque abbia mai dovuto legalizzare un documento (o una traduzione) ha sicuramente avuto a che fare con termini tecnici e paroloni incomprensibili. Documenti che devono essere “legalizzati”, traduzioni da “certificare” o “asseverare”, apostille, giuramenti, ecc.
Inoltre, chi si trova all’estero deve destreggiarsi con due sistemi spesso diversi.

Ecco una breve guida per chi deve legalizzare documenti e traduzioni nei Paesi Bassi.

Per un italiano in Olanda ci sono due principali scenari possibili:

– Un documento olandese che deve essere presentato presso un ente italiano;
– Un documento italiano che deve essere presentato presso un ente olandese.

In entrambi i casi la procedura prevede tre fasi, di cui le prime due sono identiche.

Lingua

Le prime domande da porsi sono “In che lingua è il mio documento? Esiste una versione internazionale in inglese o con tutte le lingue ufficiali dell’UE?”. Spesso gli enti pubblici, ad esempio l’anagrafe, rilasciano versioni internazionali con tutte le lingue ufficiali dell’UE che quindi non hanno bisogno di essere tradotte. Gli enti olandesi inoltre accettano documenti anche in inglese, francese e tedesco.

Apostille

Il secondo passo è capire se il documento deve essere legalizzato. Cosa significa “legalizzare”?
Un documento è valido solo se è firmato da chi di competenza. Dato che l’ente ricevente non ha i mezzi per controllare firme apposte all’estero da funzionari stranieri, il processo di legalizzazione è un passo intermedio che garantisce l’autenticità della firma apposta sul documento.

Quando bisogna legalizzare un documento?

In linea di massima, un documento deve essere legalizzato per utilizzo all’estero. La direttiva UE 2016/1191 ha stabilito che alcuni documenti pubblici rilasciati da autorità di uno Stato membro devono essere accettati come autentici in un altro Stato membro senza necessità di legalizzazione. È vero anche che molti funzionari ignorano ancora questa direttiva. È bene quindi informarsi presso l’ente ricevente.

Come faccio a legalizzare il mio documento?

Se hai documenti italiani o olandesi, basta richiedere l’apostille, in pratica un adesivo standard che viene applicato sul tuo documento. Nei Paesi Bassi puoi rivolgerti a un tribunale per apporre l’apostille, in Italia in prefettura. (Attenzione: per documenti provenienti da ambasciate o per paesi diversi dall’Italia e dai Paesi Bassi la procedura potrebbe essere diversa)

Traduzione

Se il tuo documento deve essere tradotto, è il momento di cercare un traduttore adatto.
Per i documenti ufficiali c’è bisogno della cosiddetta traduzione giurata o traduzione asseverata o certificata, cioè una traduzione che contiene una dichiarazione circa l’accuratezza del testo tradotto.

A chi mi rivolgo per una traduzione giurata?

Per i Paesi Bassi esiste un registro di traduttori giurati, il Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv). Puoi cercare un traduttore sul sito dell’Rbtv (in olandese) o consultare la lista aggiornata (in italiano) dei traduttori per l’italiano pubblicata dall’ambasciata.
Questi traduttori hanno prestato giuramento presso il tribunale e sono muniti di un timbro che appongono sulla traduzione.

ATTENZIONE: per essere valida, una traduzione giurata deve essere allegata al documento originale.
Per questo la traduzione giurata è sempre in formato cartaceo.

Il bivio

A questo punto le strade si dividono.

– Un documento italiano che deve essere presentato presso un ente olandese è pronto all’uso. L’ente olandese riconosce infatti la validità della traduzione giurata effettuata da un traduttore iscritto all’RBTV.

– Un documento olandese che deve essere presentato presso un ente italiano ha bisogno di una seconda apostille, questa volta per la firma del traduttore.
Il motivo è lo stesso del punto 2: senza la garanzia dell’apostille, un funzionario in Italia non avrebbe i mezzi per assicurarsi che la firma del traduttore giurato corrisponde al vero.

Se dopo aver letto questa breve guida pensi che legalizzare un documento sia un processo lungo e complicato, ti capisco perfettamente. Il pensiero di fare un errore e perdere così tempo e denaro può essere scoraggiante. Affidati a un professionista che conosce bene le regole del gioco e che ti può consigliare durante tutto il processo. Sarai sicuro di avere tutta la documentazione necessaria.

Articolo scritto con il contributo di Luigi Barone