Di Elena Vivaldi –

5 regole d’oro per ottenere il preventivo perfetto e non perdere tempo!

Stai organizzando un evento internazionale, è quasi tutto pronto: hai scelto la location, definito la scaletta e contattato tutti i fornitori.

A questo punto, manca solo un dettaglio: un buon interprete (o, ancora meglio, un team di professionisti) che garantisca una comunicazione efficace per tutti i partecipanti! Dopo tutti gli investimenti fatti, non vorrai certo che l’inglese stentato di un relatore italiano impedisca al pubblico di apprezzarne la competenza e la professionalità.

In questo articolo ti spiegherò quali informazioni includere quando contatti un interprete per ricevere il preventivo più adatto a te, il più rapidamente possibile.

Infatti, ti svelo un segreto: anche se il tempo stringe, scrivere una richiesta completa ed efficace, fornendo tutte le informazioni necessarie sul tuo evento e le tue necessità eviterà un interminabile scambio di mail o telefonate che potrebbero anche concludersi con un bel buco nell’acqua.

Il tempo è denaro, perciò segui questa breve guida e riceverai in tempi record le informazioni di cui hai bisogno.

1. Chi dorme non piglia pesci…o interpreti!

Non sottovalutare le tempistiche: cerca di contattare gli interpreti con un buon numero di giorni d’anticipo rispetto all’evento. Non è mai troppo presto: almeno 15 giorni prima ci sembrano essenziali.

Questo presenta diversi vantaggi:

• Avrai maggiori possibilità di trovare interpreti disponibili e di valutare con calma le candidature ricevute. Sarebbe spiacevole doverti accontentare dei pochi professionisti rimasti liberi, soprattutto se si tratta di un ambito iper-specializzato.

• Darai all’interprete la possibilità di prepararsi in modo approfondito per l’evento, di studiare il materiale che fornirai e, quindi, di fornirti un servizio di qualità!

• Last, but not least: risparmi! Se contattato all’ultimo minuto, l’interprete potrebbe applicare un sovraprezzo per l’urgenza della richiesta. Meglio prevenire…

2. Dove e quando?

Sembra banale, ma rispondere a queste domande nella richiesta di preventivo è essenziale.

Indica il luogo e la location dell’evento, le date esatte e le ore che devono essere coperte dal servizio di interpretazione.

Sono tutti dettagli importanti: l’interprete valuterà le spese di trasporto, la necessità di un alloggio e adatterà, di conseguenza, anche il preventivo. 

3. Lingue: chi ne ha più ne metta!

Ammettilo, anche tu hai pensato almeno una volta che l’interprete sia una creatura magica in grado di parlare tutte le lingue del mondo. Eppure, non è così, e comunque non può parlarle tutte nello stesso momento!

Quindi, ricordati di:

• Segnalare con chiarezza tutte le lingue di cui hai bisogno.

Se l’oratore che hai invitato è americano e il pubblico è italiano, saranno necessari interpreti che lavorino tra l’inglese l’italiano. Invece, in caso di un pubblico multilingue, avrai bisogno di più interpreti che coprano tutte le combinazioni linguistiche.

• Indicare anche la direzione: cosa si intende?

In parole semplici, segnala DA che lingua e VERSO che lingua deve tradurre l’interprete. Ad esempio, se l’oratore parla inglese e la maggior parte del pubblico è italiana, avrai bisogno di un interprete che lavori dall’inglese verso l’italiano. Oppure, in occasione di una trattativa commerciale, l’interprete dovrà tradurre dall’italiano alla lingua straniera ma anche viceversa.

4. Dimmi chi sei e ti dirò cosa ti serve

Ora che hai informato il tuo potenziale interprete dei dettagli dell’evento e delle lingue di cui hai bisogno, è arrivato il momento di definire le modalità di interpretazione più adatta alle tue esigenze.

Simultanea? Consecutiva? Chuchotage? Dialogica? Bidule? No, non è un rebus.

Per orientarti in questa giungla di possibilità, ti consiglio innanzitutto di leggere gli articoli della mia collega Camilla che ha cercato di fare un po’ di chiarezza su dialogica, consecutiva, simultanea e chuchotage.

Se dopo la lettura sei ancora indeciso, ricorda: un vero interprete professionista non si limita a tradurre il giorno dell’incarico, ma è anche un vero e proprio consulente. Saprà suggerirti l’opzione migliore per garantire la buona riuscita del tuo evento.

Più sarà completa la tua descrizione, più personalizzato il preventivo.

Includi, nella tua richiesta, il numero di partecipanti, il numero di relatori, il tipo di contesto in cui si svolgerà l’incarico (seminario, workshop, tavola rotonda, visita aziendale, trattativa commerciale, corso di formazione, intervista, conferenza stampa ecc.) e gli ambiti di specializzazione richiesti.

Ricorda che ognuna di queste modalità ha vantaggi e svantaggi e potrebbe richiedere attrezzature specifiche. È per questo che la consulenza di un esperto diventa fondamentale.

Una delle più classiche incomprensioni sorge quando, nel preventivo per una simultanea, appare la dicitura “due interpreti”. Questo tipo di attività è talmente faticosa, che gli interpreti devono alternarsi ogni 20-30 min per poter offrire un servizio di qualità.

Quindi, non sei incappato in una truffa, ma hai contattato un vero professionista: chi accetta un incarico di simultanea da solo è sicuramente un interprete improvvisato, ovvero la ricetta per un disastro.

5. Varie ed eventuali

Il grosso è fatto! Si sa, però, che ogni evento è un unicum. Potresti avere richieste particolari, non ti spaventare: il mercato è grande e da qualche parte si nasconde sicuramente la persona giusta per te. Ad esempio, ti serve un interprete che sia anche un esperto sciatore? Il tuo evento si svolgerà a bordo di una nave e non puoi permetterti che la persona che assumi soffra il mal di mare? Hai bisogno che l’interprete ti assista anche durante una cena? (Storie tratte da esempi reali, ndr).

• Non essere vago: segnala esattamente di cosa hai bisogno per ricevere preventivi mirati.

Questi 5 semplici consigli ti permetteranno di arrivare dritto al punto. Non ti resterà che paragonare i preventivi e scegliere chi fa per te.

Un consiglio: noi interpreti apprezziamo e aspettiamo il tuo riscontro. Anche se dovessi optare per un altro collega, prenditi qualche minuto per spiegarci in 2-3 righe il motivo della tua scelta.

Ora che sai cosa chiedere, cosa aspetti? Contatta subito uno dei freelancer di PAP per ricevere un preventivo gratuito e personalizzato, senza le commissioni da agenzia.

L’autrice

Mi chiamo Elena Vivaldi e sono un’interprete e traduttrice freelance. Le mie lingue di lavoro, e soprattutto la mia passione, sono l’inglese e il francese che ho approfondito durante i miei anni di formazione alla Scuola per Interpreti (SSLMIT) di Forlì e in giro per l’Europa. Ho vissuto sei mesi a Parigi e sei mesi a Mons (in Belgio) nel quadro del progetto Erasmus, e ho passato un’estate a Toronto, in Canada, per approfondire l’inglese. Contattami se cerchi una persona affidabile e una professionista appassionata che non sottovaluta mai una solida preparazione per qualsiasi tipo di incarico.